Politika zasebnosti in varstva osebnih podatkov Javnega stanovanjskega sklada Občine Ajdovščina
Politika zasebnosti in varstva osebnih podatkov Javnega stanovanjskega sklada Občine Ajdovščina
Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene in druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Javnim stanovanjskim skladom Občine Ajdovščina (v nadaljevanju: »JSS OA«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvajamo.
Zavedamo se, da je pravica do zasebnosti ena izmed temeljnih človekovih pravic, zato spoštujemo zasebnost naših strank in z njihovimi osebnimi podatki ravnamo odgovorno, skrbno ter v skladu z v Republiki Sloveniji in EU veljavnimi predpisi.
Uvodno
Upravljavec osebnih podatkov, ki ste nam jih zaupali, ali ki smo jih pridobili za potrebe opravljanja naše dejavnosti, je Javni stanovanjski sklad Občine Ajdovščina, Goriška cesta 29E, Ajdovščina.
Za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov smo imenovali družbo Odvetniška pisarna Čehovin in Erjavec d.o.o., Tolminskih puntarjev 4, Nova Gorica.
Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov: info@opce.si
O obdelavi osebnih podatkov
ISS OA zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
- obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za JSSOA;
- obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov, na zahtevo takega posameznika, pred sklenitvijo pogodbe;
- obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva JSSOA ali tretja oseba;
- posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
- obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
Na osnovi zakonskih določil JSS OA obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja JSS OA obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov o najemnikih so zlasti: Stanovanjski zakon, Zakon o splošnem upravnem postopku ter zakoni, ki urejajo delovanje javnih skladov oziroma na zakonodajo, ki opredeljuje storitve JSS OA. V omejenih primerih je dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.
V primeru, ko posameznik z JSS OA sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke obdelujemo za potrebe sklenitve in izvajanja najemne pogodbe.
JSS OA podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva, razen, če nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa JSS OA vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.
JSS OA obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi na podlagi izrecne privolitve posameznika, in sicer zlasti za namen obveščanja in komunikacije, dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih JSS OA, ipd.
Če je obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, lahko JSS OA obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov.
O spletni strani in piškotkih
Obiskovalce spletne strani https://www.jss-oa.si/ seznanjamo, da zasebnost uporabnikov spletne strani varujemo:
- z zagotavljanjem anonimnega obiskovanja naše spletne strani. Po spletni strani se lahko premikate anonimno. Za izboljšanje svoje prisotnosti na spletu obdelujemo samo statistične podatke in ne podatkov, ki bi jih lahko povezali z vami, če nam za to niste dali privolitve;
- v primeru zbiranja, obdelovanja ali uporabe vaših osebnih podatkov na spletni strani, to objavimo na spletni strani. Brez vašega izrecnega soglasja ne bomo samodejno zbirali, obdelovali ali uporabljali osebnih podatkov, povezanih z vašim obiskom spletne strani, razen podatkov, ki jih navajamo v tej politiki;
- z varnostnimi ukrepi, ki ustrezajo najnovejšemu stanju informacijske varnosti.
Ob obisku spletnega mesta se na vaš računalnik ali drugo napravo shranijo majhne besedilne datoteke – piškotki. Ob ponovnem obisku spletne strani brskalnik piškotek prebere in posreduje informacije nazaj spletnemu mestu. Piškotki omogočajo boljše delovanje spletnih storitev in sami po sebi niso nevarni. Na naši spletni strani služijo zlasti lažji prijavi uporabnika, shranjevanju nastavitev in beleženju obiskov strani za statistične namene.
Podatki, ki jih piškotki izberejo, so odvisni od podanega soglasja, katerega lahko kadarkoli spremenite.
Več o piškotkih, ki jih uporablja naše spletno mesto, si lahko preberete na https://www.jss-oa.si/pravilnik-o-piskotkih-eu/.
O roku hrambe osebnih podatkov
Obdobje hrambe osebnih podatkov se razlikuje glede posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo le toliko časa, kolikor je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so zbrani, ali nadalje obdelovani oz. do poteka zakonsko predpisanega roka hrambe.
JSS OA bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor se podatki obdelujejo na podlagi zakona, jih bo JSS OA hranil za obdobje, ki ga predpisuje zakon.
Osebne podatke, ki jih JSS OA obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, JSS OA hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 5 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in JSS OA do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani JSS OA podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 6 let od dneva mirne razrešitve spora.
Tiste osebne podatke, ki jih JSS OA obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, JSS OA hrani do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki brez odlašanja izbrišejo. JSS OA lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov, ali če tako določa zakon.
Osebni podatki se po izpolnitvi namena obdelav oz. po poteku roka hrambe izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo oz. če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
O pogodbeni obdelavi in iznosu podatkov
JSS OA lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov to zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni takšne pogodbene obdelave.
Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje JSS OA so predvsem:
- vzdrževalci spletne strani;
- vzdrževalci informacijskih sistemov;
- ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme;
- upravniki večstanovanjskih stavb;
- dobavitelji električne energije;
- izvajalci komunalnih storitev;
- odvetniške družbe.
JSS OA v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil JSS OA in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.
JSS OA osebnih podatkov ne iznaša v tretje države.
O zavarovanju osebnih podatkov
Vaše podatke ščitimo pred nepooblaščenim dostopom, razkrivanjem, izgubo ali zlorabo. Shranjeni so na strežnikih, ki so zaščiteni z gesli in dostopom omejenim samo na pooblaščene osebe. Prostore, kjer se nahajajo nosilci osebnih podatkov, strojna in programska oprema, skrbno varujemo z organizacijskimi in/ali tehničnimi ukrepi, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do osebnih podatkov.
Zavezujemo se, da bomo vse osebne podatke obravnavali zaupno in jih uporabili izključno za izpolnjevanje namena, zaradi katerega so bili zbrani. Vaši podatki nikoli ne bodo predani tretjim nepooblaščenim osebam.
Omrežje za obdelavo podatkov družbe je zaščiteno pred zunanjim svetom s sistemom požarnega zidu, ki ustreza najnovejšemu stanju tehnike. Notranje aplikacije družbe so dostopne samo po prijavi z individualnim uporabniškim imenom in geslom. Znotraj aplikacij so uporabniške pravice omejene glede na uporabo prek sistemov za dostop, in sicer na način, da so osebni podatki dostopni izključno tistim zaposlenim, ki so za delo z osebnimi podatki pooblaščeni, pri čemer skrbimo, da do osebnih podatkov posameznikov dostopa čim manjše število zaposlenih.
Redno preverjamo, ali so sistemi zaščiteni pred poskusi nedovoljenega dostopa.
Če na naši spletni strani najdete povezave na druge spletne strani, ki niso pod našim nadzorom, za varstvo podatkov na teh straneh ne prevzemamo odgovornosti.
O vaših pravicah v zvezi z osebnimi podatki
V nadaljevanju vam predstavljamo vse vaše pravice, ki jih imate v zvezi z našo obdelavo vaših osebnih podatkov in zagotavljanjem njihove zakonite in transparentne obdelave.
Pravica do preklica privolitve
V kolikor želi posameznik preklicati že podano soglasje, lahko to kadar koli stori, in sicer s pisno zahtevo, poslano na naslov Goriška cesta 29E, Ajdovščina, ali elektronski naslov info@jss-ajdovscina.si. Zahtevo nam lahko pošljete tudi preko kontaktnega obrazca https://www.jss-oa.si/contact-style-1/.
Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Če iste osebne podatke obdelujemo tudi na drugi pravni podlagi (npr. zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti ali izvajanja pogodbe), se bo obdelava teh podatkov za te ločene namene nadaljevala skladno z omenjeno podlago, ne glede na preklic vaše privolitve.
Pravica do dostopa
Do osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, lahko na podlagi vložene zahteve posameznik kadar koli brezplačno dostopa na enostaven način in v razumnih časovnih presledkih.
Za dodatne kopije ali v primeru očitno neutemeljenih ali ponavljajočih se zahtev lahko zaračunamo razumne stroške dela in materiala.
Pravica do popravka
Na posameznikovo zahtevo brez nepotrebnega odlašanja popravimo ali dopolnimo vaše netočne oz. neažurne osebne podatke, ki jih obdelujemo.
Pravica do izbrisa
Osebne podatke
- ki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani,
- ki se obdelujejo na podlagi preklicane privolitve in za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga,
- v zvezi z obdelavo katerih ste ugovarjali, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi, ali tiste,
- ki so bili obdelani nezakonito,
na vašo zahtevo brez nepotrebnega odlašanja izbrišemo.
Na zahtevo posameznika se izbrišejo vsi podatki, za obdelavo katerih ne obstaja nobena druga pravna podlaga.
Pravica do omejitve obdelave
Obdelavo osebnih podatkov na vašo zahtevo omejimo, kadar
- posameznik oporeka njihovi točnosti (v tem primeru bomo obdelavo osebnih podatkov omejili za čas preverjanja točnosti teh podatkov),
- je njihova obdelava nezakonita a želi posameznik namesto njihovega izbrisa zgolj omejiti njihovo obdelavo,
- jih ne potrebujemo več za namene obdelave, vendar jih posameznik potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali
- je posameznik vložil ugovor v zvezi z obdelavo podatkov, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
V primeru omejitve se taki osebni podatki z izjemo njihovega shranjevanja obdelujejo le s privolitvijo posameznika, na katerega se ti nanašajo, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe.
Pred preklicem omejitve obdelave posameznika o tem vedno obvestimo.
Pravica do prenosljivosti podatkov
Osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, na vašo zahtevo posredujemo drugemu upravljavcu, kadar obdelava temelji na soglasju ali na pogodbi in kadar je to tehnično izvedljivo.
Pravica do ugovora
Če osebne podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa, lahko takšni obdelavi posameznik kadar koli ugovarja.
Pravica do vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu
Če na vašo zahtevo ne odgovorimo v roku 1 meseca ali če vašo zahtevo zavrnemo, lahko vložite pritožbo, za reševanje katere je pristojen Informacijski pooblaščenec.
Pritožbo zaradi zavrnitve je treba vložiti pri upravljavcu v 15 dneh od poteka enomesečnega roka oziroma prejema zavrnilnega odgovora. Zahtevo in pritožbo lahko stranka poda s pomočjo posebnega obrazca, objavljenega na spletnem naslovu Informacijskega pooblaščenca.
O uveljavljanju pravic v zvezi z varstvom osebnih podatkov
Uresničevanje vaših pravic zagotavljamo brez nepotrebnega odlašanja in najkasneje v enem mesecu od prejema zahteve, pri čemer lahko rok za uresničevanje pravic posameznika podaljšamo za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Če podaljšamo rok, o vsakem takem podaljšanju obvestimo posameznika v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.
Če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko
- zaračunamo razumne stroške dela in materiala, zlasti administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa, ali
- zavrnemo ukrepanje v zvezi z zahtevo.
S pisno zahtevo lahko posameznik zahteva dostop, dopolnitev, popravek, blokiranje oz. omejitev obdelave ali izbris osebnih podatkov, ugovarja obdelavi podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njim ter zahteva prenos podatkov. Zahtevo lahko posameznik pošlje na naslov: info@jss-ajdovscina.si ali jo odda preko kontaktnega obrazca https://www.jss-oa.si/contact-style-1/ .
V primeru nejasnosti v zvezi s pravicami, lahko za dodatna pojasnila vedno zaprosite tudi imenovano pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov na el. naslov info@opce.si.
O spremembah politike zasebnosti
Pridržujemo si pravico občasno posodobiti Politiko zasebnosti skladno s spremembami storitev, na podlagi povratnih informacij uporabnikov in zaradi sprememb predpisov. Ob spremembi na koncu Politike zasebnosti navede tudi datum zadnje posodobitve.
Priporočamo, da uporabniki redno pregledujete to politiko, in si tako zagotovite informacije o tem, kako varujemo vašo zasebnost.
Številka:014-1/2026-1
V Ajdovščini, dne 3.6.2026 Direktorica Javnega stanovanjskega sklada Občine Ajdovščina: Alenka Čadež Kobol
